Capaciteitsplanning
Het ontwikkelen van een professioneel capaciteitsmanagement is een van de belangrijkste taken binnen de personeelsplanning. Niet alleen is het essentieel dat er duidelijk is hoeveel personele capaciteit er nodig is, deze moet ook structureel goed beheerst en beheerd worden. Wat zijn de uitdagingen hierin, en voor waarom gaat het bij veel bedrijven toch zo mis als het aankomt op capaciteitsplanning?
Capaciteitsplanning gedefinieerd
Capaciteitsplanning vergt inzicht. Sturen op uren, grip krijgen op personeelskosten: het staat of breekt met capaciteitsplanning. De term zegt het eigenlijk al: een capaciteitsplanner werkt om de balans tussen het aanbod van werk en het aanbod van personeel te behouden. De capaciteit moet immers goed kunnen worden ingepland. Het is daarom zaak dat er niet te veel, maar ook niet te weinig personeel rondloopt en dat de uren beschikbaar ook daadwerkelijk kunnen worden gemaakt.
Waarom capaciteitsplanning belangrijk is
Vaak wordt er binnen de capaciteitsplanning uitgegaan van een middellange termijn – zo van een half jaar tot anderhalf jaar. Voorspellend inzicht is hierbij essentieel. Het toekomstbeeld van hoeveel werk en beschikbaar personeel er is, is lastig te zeggen. Toch is het belangrijk dat hier een goed overzicht over bestaat.
Er moet bijvoorbeeld worden geanticipeerd op wervingsprocessen van (nieuw) personeel of juist klanten. Ook kan er door een goede capaciteitsplanning beter worden gestuurd op de inzet van uren. Indirect zorgt dit voor een hogere productiviteit. Gaat u maar na: regelmaat en daadwerkelijk goed geplande uren zorgen ervoor dat u uw werk goed kunt doen. Ook hierbij wordt er veel gereflecteerd op de inzet van het personeel. Zonder dat u het doorheeft, heeft capaciteitsplanning invloed op al deze factoren.
De uitdagingen van capaciteitsplanning
Deze werkzaamheden zijn niet vanzelfsprekend. Zoals genoemd, vergt een goede capaciteitsplanning een gevestigd voorspellend inzicht – een vaardigheid die niet iedereen beschikt. Precies voldoende medewerkers moeten op het juiste moment, op de juiste afdeling, voor de juiste handeling beschikbaar zijn. Niet alleen sijpelt dit door in de medewerkerstevredenheid, en de tevredenheid van de klanten – we zouden bijna de kosten vergeten. Een onjuiste balans van uren en personeel kan een grote kostenpost zijn.
Conclusie
Capaciteitsplanning is essentieel voor medewerkers, klanten én kosten. Eigenlijk gaat het een heel bedrijf of hele instantie dus aan wat er bij capaciteitsplanning gebeurd. Capaciteitsplanning is constant bezig met voorspellen wanneer er hoeveel personeel nodig is – en hoe ze deze dan het beste kunnen plaatsen. Voortschrijdend inzicht is dus geboden bij een goed capaciteitsmanagement. Dit brengt veel uitdagingen met zich mee.