Plannen en roosteren
Tijd is belangrijk, dat weten we allemaal. Als we kijken naar arbeidstijd, is tijd na inkomen zo ongeveer de belangrijkste arbeidsvoorwaarde. Goed plannen en roosteren draagt bij aan een goed capaciteitsmanagement. Maar waar moet vooral naar gekeken worden? En wat zijn de valkuilen?
De voordelen van een helder roosterbeleid
Onheldere roosters geven gedoe, niet alleen onder werknemers maar ook onder planners. Het is daarom belangrijk om een helder beleid uit te stippelen als het aankomt op plannen en roosteren. In een roosterbeleid staan afspraken genoteerd. Dit beleid levert een belangrijke bijdrage aan de planmatige doelstellingen, en daarmee de productiviteit en dus de winst van het bedrijf. Er moet immers rekening worden gehouden met verschillende aspecten wanneer men over plannen en roosteren praat.
Denk hierbij aan de verschillende verantwoordelijkheden die moeten worden onderverdeeld. Ook is het essentieel bij plannen en roosteren de richtlijnen van vakantie, verlof, feestdagen en verzuim duidelijk te hebben gecommuniceerd. Roosterbeleid gaat verder dan enkel kijken naar het aanbod van personeel en de beschikbaarheid van uren. Het is regels stellen, de visie van de organisatie respecteren en organisatorische rompslomp voorkomen.
De kaders
Het maken van de koppeling tussen klantaanvraag en medewerkers is het startpunt van plannen en roosteren. Hierna kunnen de diensten verdeeld worden. Een aantal kaders bieden houvast, maar zijn tevens belangrijk om rekening mee te houden. Naast het roosterbeleid, moet er ook rekening worden gehouden met CAO, gezond roosteren en de afspraken omtrent zeggenschap van de medewerkers bij het openstellen van de roosters. Enige vrijheid is geboden, maar structuur is essentieel bij plannen en roosteren. De centrale vraag: wie draait welke dienst, en wanneer is de medewerker vrij?
Het belang van plannen en roosteren
Roosters en werktijden hebben namelijk een onschatbare invloed op de gezondheid van de medewerkers. Fysieke én mentale beperkingen of kwaaltjes dienen te worden ingecalculeerd wanneer plannen en roosteren plaatsvindt. Een medewerker is bijvoorbeeld niet beschikbaar om te vroeg te beginnen omdat deze te ver van de werklocatie woont, en er nog geen treinen rijden. Of de medewerker werkt opnieuw in na een tijdje overspannen thuis te hebben gezeten. Ook sociale factoren moeten niet uit het oog worden verloren: medewerkers werken fijner in groepsverband, maar staat de dynamiek in elk team een fijne werksfeer toe? Voelt iedereen zich prettig met de ander te werken?
Plannen en roosteren gaat verder dan wat men in eerste instantie denkt. Het vergt een vooruitziende blik én de vaardigheid tussen de lijntjes te lezen.